Карта документов агентства: 173 рабочих документа проверены на актуальность за 5 минут
За годы работы в агентстве накопились сотни инструкций, шаблонов и регламентов — в папках разных сотрудников, часть давно устарела. Агент составил карту документов по отделам, разложил 290 документов за 2 минуты и за 5 минут проверил 173 документа рекламного отдела на актуальность.
читать 3 минутыЧто понадобится
- Доступ к папкам и таблицам — Как дать агенту доступ к Google Таблице или Диску
- Где агент хранит файлы и таблицы — Рабочее место: файлы, документы и программы агента
По шагам
Что болело
Брифы, регламенты, шаблоны отчётов и инструкции лежали в сотнях папок на Диске и в общем списке со ссылками. Часть ссылок не открывалась, часть документов писалась под площадки, которых в России давно нет, а новичку было не понять, что читать его отделу.
Что поручили агенту
Сначала — опись папок и проверка ссылок, затем главное поручение:
Прочитай все документы, определи, что в каждом, отнеси к отделу и виду документа и составь удобную таблицуКак агент это делал
Агент прошёл папки проектов — 444 вместе с архивом, проверил все 96 ссылок из списка документов и прочитал сами документы. Аудиты, КП и договоры под конкретных клиентов убрал из общей карты: это работы, а не методички. Где к папке не было доступа, прямо сказал, какие не открылись.
Раздели документы на листы по отделам: рекламщики вместе с SEO, проджект-менеджеры, продажи и общие — исходя из содержанияЧто получилось
290 документов разложены по листам отделов за 2 минуты. Затем 173 документа рекламщиков агент проверил один за другим: 60 % можно брать как есть, 24 % — обновить, 12 % — посмотреть человеку, 4 % устарели целиком. У каждого документа в таблице — статус цветом и комментарий, что поправить.
Проверь документы для рекламщиков один за другим: актуальны ли они в 2026 году и нужны ли агентствуЧто дальше
Агент предложил перенести устаревшие на архивный лист, не удаляя, составить план обновления и провести тот же аудит для остальных отделов. Пробелы карты он показал отдельно: например, по SEO в ней нашёлся всего один документ.
Что дальше
ВАЙБ-АГЕНТ — цифровой сотрудник — разберёт и ваш Диск. Дайте доступ к папкам с документами и скажите, по каким отделам раскладывать: агент составит карту, проверит ссылки и актуальность и покажет, что обновить. Файлы он не удаляет — только размечает.
Как дать агенту доступ к Google Таблице или Диску
Если что-то не так
Агент удаляет документы?
Нет. Он работает с таблицей-картой: ставит статус и комментарий, а лишнее предлагает перенести на архивный лист. Сами файлы остаются на месте; что делать с устаревшими, решаете вы.
Как агент понимает, что документ устарел?
По содержанию: площадки и сервисы, которые недоступны в России, старые названия, устаревшие методики. Если не уверен — ставит «проверить»: в этой истории так отмечены 12 % документов.
Нужен доступ ко всему Диску?
Только к папкам, которые нужно разобрать. Если у части папок свои права доступа, агент скажет, какие не открылись, — без доступа он их не читает.
Проверено 26.10.2026 по истории работы агента; время — по журналу агента, названия скрыты. Если у вас выглядит иначе — напишите агенту, он подскажет.